1. En skriftlig ansøgning til bestyrelsen
2. Projektet skal være godkendt af bestyrelsen
3. Der skal foreligge en projektbeskrivelse
4. Et detaljeret budget skal vedlægges ansøgningen
5. Der gives ikke penge til udgifter der allerede er afholdt.
6. Der kan kun under særlige omstændigheder gives penge til rejseudgifter.
7. I forbindelse med en ansøgning af penge skal der redegøres for SuGs identifikation og ”synlighed” i projektet.
8. Efter pengene er brugt sendes til bestyrelsen en rapport om anvendelsen af midlerne og eventuelle fremskridt i projektet.

Projektbeskrivelse /specifikationskrav (korte version)

1. Projektets navn
2. Geografiske område / modtagerland
3. Formålet med projektet
4. Projektets målsætning
5. Projektbeskrivelse (hvordan bliver projektet implementeret)
6. Bæredygtighed
7. Kontaktpersoner i modtagerlandet eller det geografiske område
8. Kontaktpersonernes kompetence samt deres definering og anbefaling af projektet.
9. Vurdering af kontaktpersonernes situation og muligheder
10. Beskrivelse af hvordan samarbejdet opstod, samt hvordan samarbejdet har udviklet sig
11. Beskrivelse af den danske partner
12. Vurdering af økonomien inkl. finansieringskilder, som tænkes benyttet
13. Tidsplan for projektets gennemførelse
14. Yderligere krav og ønsker for projektets gennemførelse

Kommentarer:

A. Det er vigtigt at beskrive FORMÅLET klart og tydeligt: Hvad vil vi?
Hvem vil vi hjælpe? Hvor? Hvordan? ... og hvorfor?

B. Projektets målsætning. Skal beskrive mere i detaljer den virkning eller
effekt af projektet vi ønsker på kort og lang sigt. (Gør det en forskel?)

C. Beskrivelse af den lokale partner/kontaktperson. Emner som troværdighed,
kapacitet til at modtage hjælpen og ægte ejerskabsfølelse hos den lokale
partner er vigtige for et projekts succes.

D. Aftaler mellem partnerne om hvordan projektet skal organiseres,
spilleregler for samarbejdet og aftaler om, hvordan der skal kommunikeres
og besluttes er vigtige. Dette er særlig vigtigt, når personer fra forskellige
kulturer mødes og skal samarbejde.

E. Bæredygtighed. Projektet skal gerne indebære en form for værditilvækst
hos modtageren. Aktiviteten skulle også gerne være levedygtig, således at
den kan fortsætte når hjælpen eller bistanden ophører en dag. Altså, ”hjælp
til selvhjælp”.

F. I princippet skal partneren i modtagerlandet have en kopi af
projektbeskrivelsen, der bør underskrives af den danske partner eller
”tovholderen”, og det kan ofte betyde at projektbeskrivelsen skal
oversættes til et fremmedsprog. Det ville også være formålstjenesteligt,
hvis partneren også underskrev projektbeskrivelsen.

G. Baggrund for projektet. I princippet bør alle projekter være baseret på en
behovsanalyse (”assessment”). Denne bør laves på stedet. Det er vigtigt, at
det vi ønsker at give, som enten er materielle eller serviceydelser, opfylder
et reelt behov hos modtageren. Alle projekter bør således være
”behovsorienteret” og ikke baseret på hvad vi tror modtageren ønsker eller
har behov for.

H. Al erfaring i implementering af projekter, på græsrodsniveau, viser at
princippet med ”participatory approach” lykkes bedst. Det vil sige at
modtageren skal have en aktiv del/ indflydelse i implementeringen og
således får den ejerskabsfølelse eller det tilhørsforhold, der er nødvendig
for at underbygge bæredygtigheden.